公司印章使用管理的强化措施与规范流程

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公司公章是公司处理内外事务的重要印鉴，用于公司对外发布的正式文件、信函和报告，盖有公章的文件具有法律效力。那么，公司在使用印章时应该注意哪些问题呢？下面由123律师网的小编为您梳理了关于公司印章管理方面的相关知识，希望对您有所帮助。

1. 企业应建立法律风险防控体系，要求印章管理岗位的人员签订法律风险岗位承诺书，明确其法律责任。加强对印章管理人员的法律教育，使其充分认识到印章管理的重要性，提高其管理技能和法律意识。

2. 企业应制定明确的印章管理规定，指定印章管理部门，明确各部门在印章管理中的职责，确保印章刻制、使用的流程规范，遵循有规可依、有章可循的原则。

3. 新设立的企业在领取营业执照后，需在行政服务中心公安机关处刻制印章并备案。临时需要刻制印章时，必须经印章管理部门统一提出，经过法律部门和专业部门的审查，报请公司主要领导审批。审批通过后，由印章管理部门在公安机关指定的单位刻制并备案。在印章交付使用前，应下发启用文件，未经启用的印章不得使用。

4. 企业应建立统一的印章使用台账和使用申请表。使用印章前需按流程进行审批，经过有权部门和企业领导批准后，填写统一的用印登记表。企业文书人员需认真审查用印文件，确认与申请内容一致后，方可盖章。用印过程中，必须由印章保管人员亲自操作，避免让他人代盖或离开视线范围。

5. 印章保管人员需严格保管印章，未经企业领导批准，不得携带印章外出。如遇特殊情况需携带外出时，必须指定监印人陪同。如发生印章遗失，应立即向公安机关报案并取得报案证明，同时在报纸上刊登遗失声明。

6. 严禁在空白文件如空白介绍信、空白纸张、空白单据上加盖公章。如遇特殊情况需经总经理同意，并在《公章使用登记表》中注明文件份数。使用预先盖章的空白文件时，使用人需承担相应责任。不再使用的预先盖章文件应退回行政部办理登记手续。

7. 企业应定期检查印章使用情况，由印章管理部门组织法律、监察等部门对所属单位进行检查，发现问题及时采取措施。

8. 对于项目部和部门印章的使用管理，企业应限定其用途和审批程序，严格按照公司行政公章的使用程序要求各级单位。项目部和部门印章不得用于对外签订合同或用于对外承诺、证明等材料。要指定印章保管和使用人，建立使用台账，绝对不允许分包方使用项目部印章。

9. 企业所属部门变更或撤销后，印章管理部门必须收缴部门印章及用印记录；分公司注销后，必须收缴全部印章及用印记录；项目部关闭后，必须上缴企业印章管理部门。统一销毁后，用印记录存档管理。

10. 若遇到仿冒公司或项目部印章的情况，印章管理部门应及时向法律管理部门通报。法律管理部门将采取法律手段解决此问题。首先向公安机关报案，追究仿冒人的法律责任；其次在报纸上发布声明澄清事实；最后通知相关方解除合同。

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