处理小企业差旅费预借与报销流程的探讨

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精选答案

一、预借差旅费的会计处理流程

当单位工作人员因公出差需借支差旅费时，应首先前往财会部门领取并填写借款单。这个借款单需要填写完整，内容包括借款人、借款事由、借款金额等。完成后，需送交所在部门的领导及相关人员审查签字。单位可以根据需要选择使用统一的“差旅费借款结算单”，或者普通的借据、借款凭证。财务部门会根据借款单编制现金付款凭证，进行会计处理，其会计分录为：

借：其他应收款—备用金

贷：现金

随后，出纳员会根据单位内部的审批权限和流程，对借款单和付款凭证进行审核。一旦确认手续齐全并符合制度规定，即可进行支付。

二、差旅费报销的会计处理流程

出差人员返回单位后，应及时办理差旅费报销手续。出差人员需到财务部门领取差旅费报销单，并如实填写相关内容，如出差事由、出发与到达的时间地点、乘坐的交通工具及金额等。需将相关的车票、船票、飞机票、住宿发票等原始凭证粘贴在报销单背后。

在提交给财务部门前，这些报销单需要得到所在部门和单位领导的审查签字。财务部门的人员会审查单据的真实性、合法性，并根据单位的差旅费开支管理办法计算应报销的金额，如交通费、伙食补助费、住宿费包干结余等。完成这些计算后，财务部门会编制会计凭证，然后交给出纳员进行现金收付。

对于会计人员而言，他们需要审查差旅费的开支范围和标准，包括交通费、住宿费、伙食补助费、邮电费、行李运费和杂费等。这些费用的开支标准和范围都有明确的规定，如交通费中的火车票、飞机票等价格标准，住宿费的包干标准等。企业在制定差旅费管理办法时，可以根据自身情况制定具体的开支标准和管理方法。出纳人员在审核过程中，需确保所有费用都符合这些标准和规定。如存在疑问或不符合规定的部分，出纳人员会要求相关人员进行更正或补充材料。审核无误后，才会进行现金支付。对于使用定额备用金的单位，会按实际报销金额全额支付现金；对于非定额备用金的单位，则会收回多借的现金，并补发出借人员的短缺部分。