管理费用岗工作流程详解：从职责到执行的全过程梳理

问题描述

精选答案

(一)部门日常费用处理

首先仔细审核原始凭证的完整性、合法性以及金额的准确性。接下来，按照规定的格式粘贴并折叠原始凭证，确保审批手续完备。针对部门费用支出的进度，需严格审核。例如，如果超过季度计划额度，需经分管领导审批并报总经理批准；若超出年度计划额度，则可能面临拒绝报销的情况。编制相应的记账凭证。

借：管理费用——细分科目（部门专项）

贷：库存现金/银行存款/其他应收款。涉及现金的凭证将传至出纳岗，不涉及现金的凭证则传至主管岗进行复核。

需要注意的是，非工资性费用支出必须取得税务局监制的发票或收据，填写规范，大小写一致，不得有涂改痕迹。增值的填写也必须严格遵守规范。要保证凭证及附件的整齐，附件的折叠大小以记账凭证为准，不得使用订书钉。

费用审核的要点包括：计划额度内的费用需经部门负责人、分管领导、财务负责人审批；计划外费用则需总经理的批示报告。其他如市内交通费、通讯费、招聘费、差旅费、招待费等也有相应的审核要求和附件要求。

(二)资金支付流程

1. 审核月度资金计划：每月28日，根据年度费用计划、相关往来账及合同，审核管理部门下月的资金使用计划，汇总后报财务部长审批。特别注意研究开发中心的合同执行费、行政事务部的维修购置费、人力资源部的大型培训费、财务部的税款及利息支出、党群部的群团活动费等专项费用，需在月度资金计划中提前规划。

2. 审核付款及报账：根据月度资金计划核查付款项目，审核“付款审批单”的审批手续是否完备，然后登记资金计划，由出纳岗完成付款。付款时，若涉及10万元以上或计划外款项，需经财务部长或财务总监批准。签收出纳岗传来的“付款审批单”及银行付款凭证（或附发票），审核发票上的审批手续及银行票据存根上的签字，然后编制记账凭证。

(三)特殊费用的核算

1. 办公用品的入库与领用：入库时，审核支票存根与发票的对应情况，确认发票金额、数量与入库单的一致性，并编制记账凭证。领用办公用品时，月末审核办公用品明细账，根据办公用品库传来的领用汇总表编制办公用品领用凭证。

2. 修理费的核算：包括汽车维修、零星维修和维修物资的处理。其中，汽车维修需审核车队核算员传来的车辆运行费用，并编制相应的记账凭证。零星维修需审核行政事务部传来的修理发票，并关注发票上注明的修理项目及承担部门。维修物资的处理包括入库和领用，入库时需审核支票存根与发票的对应情况，领用时根据仓库传来的领用汇总表编制相应的凭证。

备注：①所提及的维修物资指行政事务部按照维修需求购入的木材等物资，用于满足木工房的零星需求。

②对于该类物资的核算管理，依据《工程维修物资核算管理办法》执行具体审核。

③年终之际，组织对维修物资进行库存盘点。

三、研究开发费用处理

审核产品开发中心传来的发票后，编制记账凭证。会计分录为：

借：管理费用—研发支出

贷：现金/银行存款

若涉及现金交易凭证，则传至出纳岗位；不涉及现金的凭证则转至主管岗复核。

备注：①若款项已通过银行支付，需核对支票存根与出纳传来的付款审批单。

②研发费用包括但不限于产品开发中心的检验实验工具器具（固定资产管理除外）、实验药材、实验费用、临床费用及中药品种保护费等。

四、无形资产摊销处理

月末进行无形资产摊销，并编制记账凭证。会计分录如下：

借：管理费用—无形资产摊销

贷：无形资产科目

随后转至主管岗复核。

备注：无形资产按10年期限进行摊销，每月摊销金额为原值除以（1012）。

(四) 关于财务费用的处理

收到出纳岗传递的利息收入、利息支出及手续费结算单后，登记资金计划并编制记账凭证。会计分录为：

借：财务费用—相关明细科目

贷：银行存款

凭证转至主管岗复核。

备注：需及时关注利息支出时间及金额，确保出纳有足够资金支付利息，并提醒出纳及时划转资金以确保付息。

(五) 关于贷款及还款的处理

收到出纳传来的银行贷款入账凭证或还款凭证后，登记贷款详情包括期限、还款日期及利率，并编制记账凭证。

备注：①凭证摘要栏需注明贷款的起止日期及利率。②根据还款时间及金额编入财务部月度资金计划中，并及时提醒财务部长安排还贷资金。

(六) 其他应收款的核算与管理

1. 借款处理：先审核是否已还清前欠款，再审核借款额度，登记还款时间后编制记账凭证。会计分录为：

借：其他应收款

贷：现金（出纳岗）

备注：①未还清前欠款者不得再借。②摘要栏需注明借款用途及还款日期。

2. 还款处理：开具还款收据后传至出纳岗收款，根据出纳签字后的收据第三联编制记账凭证。会计分录为：

借：现金

贷：其他应收款（出纳岗）

3. 清理与催收工作：

(1) 直接从借款人的报销费用中扣除欠款，并及时通知其他岗位人员欠款人名单。

(2) 每月末倒数第2天整理各部门人员借款情况，编制“部门借款情况明细表”（列明借款人、借款金额、是否逾期），下发至各部门提醒还款。如5日到期仍有未还款者，编制“扣款明细表”并通知工资福利岗从借款人工资中扣除（涉及销售人员则通知销售会计进行扣款）。

备注：对于逾期未还的欠款，报销费用将优先用于冲减欠款。

(七) 管理性工作要求

1. 每月10日根据部门费用计划额度发布费用通报至各部门负责人，并提醒可能超支或有超支迹象的部门注意控制费用。

2. 每季度结束后25天内出具费用分析报告，为公司费用管理控制提出合理化建议。

3. 参与制定及完善公司费用控制办法。

4. 参与年度费用控制计划的制定工作。

5. 定期清理与催收其他应收款项，确保账实相符。

6. 参与制定及完善公司其他应收款管理办法。

7. 定期与不定期地审核办公用品库及工程物资库的账簿，确保账实相符。

(八) 工作要求标准

1. 熟悉掌握公司费用管理办法、财务制度及资金使用办法等相关制度。

2. 了解财务部各岗位工作内容，确保与各岗位的顺畅衔接。

3. 工作目标明确，责任心强，树立良好的部门与个人形象。