掌握询价采购的核心要点：适用情形、标准流程与常见问题解答

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了解询价采购方式：如何正确运用流程与判断适用场景

在政府采购与企业采购的日常工作中，询价采购作为一种高效、便捷的采购方式，被广泛应用于特定场景。但很多采购新手或业务部门对其理解并不深入，容易与竞争性谈判等方式混淆，导致操作不当。本文将带你厘清询价采购的核心，掌握其正确运用方法。

一、 询价采购究竟适用于哪些情形？

并非所有采购项目都适合采用询价方式。根据相关法律法规的精神，其适用核心在于 “标准统一、货源充足、价格透明”。

具体来说，通常满足以下条件的项目可以考虑：

采购标的规格、标准非常明确，技术参数或服务要求没有含糊之处，不同供应商提供的产品或服务具有高度可比性。

市场供应充足，不存在独家垄断或只有少数几家供应商的情况，能够轻易找到三家以上的合格响应者。

价格是评审的唯一因素，无需对技术方案、售后服务等复杂因素进行综合评审。

常见于采购通用的办公设备（如指定型号的电脑、打印机）、标准规格的原材料、市场价透明的服务等。

个人观点：许多单位误将技术复杂的项目也用询价方式处理，这其实是埋下了履约纠纷的隐患。询价的前提是“不用谈技术，只比价格”，如果技术细节可能存在歧义，选择竞争性谈判或公开招标更为稳妥。

二、 标准操作流程一步步看

一个规范的询价采购流程，是确保采购结果合法、公正的基石。以下是其关键步骤：

第一步：确认适用性与编制询价文件

这是基础。采购人需首先判断项目是否符合上述适用情形。确认后，编制详细的询价通知书，其中必须清晰包含：

采购项目的技术规格、数量、服务要求。

报价的具体要求（如报价包含内容、货币类型）。

评定成交的标准（明确声明为“最低报价法”）。

响应文件的格式、提交截止时间及地点。

第二步：邀请供应商

关键点是必须向不少于三家符合资格条件的供应商发出询价通知。邀请方式可以是：

从供应商库中随机抽取。

发布公告公开邀请（对于金额较大或重要的采购，发布公告是增加透明度的好做法，能吸引更多供应商参与）。

采购人根据掌握的市场信息直接邀请。

无论哪种方式，都必须确保受邀供应商的平等竞争机会。

第三步：接收响应与评审

供应商在截止时间前提交密封的报价文件。采购人组织评审小组，在公开场合统一开启所有响应文件。评审过程相对简单：

1. 首先检查供应商的资格性和响应文件的符合性。

2. 然后对所有符合要求的报价进行价格排序。

3. 原则上，应选择报价最低的供应商作为成交候选人。

第四步：确定成交与发出通知

评审结果确认后，应向成交供应商发出成交通知书，并将结果书面通知所有参与询价但未成交的供应商。

三、 常见疑惑解答

在操作中，大家常常会遇到一些困惑，下面以问答形式呈现：

• 采购员小李问：“询价采购和竞争性谈判，感觉都是找几家来谈，到底有什么区别？”

  • 答： 小李你好，两者核心区别在于“谈”什么。询价采购的标的物是“定型”的，价格是唯一变量，流程中不允许就价格、规格等进行任何谈判，直接比价。而竞争性谈判的标的物可能技术方案、服务细节等尚未完全定型，需要通过多轮谈判进行明确和优化，价格只是最终综合考量的因素之一。

• 财务王主任问：“我们采用询价，是不是一定就是报价最低的成交？哪怕这家供应商信誉一般？”

  • 答： 王主任，您提到了关键点。原则上是“最低报价成交”，但有一个重要前提：该报价必须出自实质性响应询价要求且资格合格的供应商。如果最低报价的供应商存在资质造假、或提供的产品不满足关键技术要求，即使报价再低，也应作无效处理，选择次低报价的合格供应商。这体现了采购中的合规性与合理性原则。

• 新人员工小张问：“询价一定要发正式公告吗？我觉得麻烦，直接打电话问三家价格行不行？”

  • 答： 小张，直接打电话问价这种方式不规范，缺乏法律效力和可追溯性，容易引发质疑。法规要求发出书面询价通知（或电子形式），并保留供应商的正式响应文件。对于非公开邀请的方式，虽不一定强制公开发布公告，但为了采购的“阳光化”，鼓励对适宜的项目发布简短公告，这有助于发现更多潜在供应商，可能获得更优的价格。

四、 必须牢记的法律风险点

依法采购是底线。在询价采购中，以下几点法律风险需格外警惕：

1.化整为零风险：故意将本应公开招标的大项目，拆分成多个小项目采用询价方式规避监管，这是明确禁止的违法行为。

2.虚假响应风险：供应商之间串通报价，或提供虚假材料谋取成交，一经查实，不仅成交无效，还将承担法律责任。

3.程序缺失风险：未按规定邀请足够数量供应商、评审过程不透明、未书面通知结果等程序瑕疵，可能导致整个采购活动被质疑或投诉无效。

4.适用不当风险：将本应进行详细技术评审的复杂项目错误地采用询价方式，可能导致采购结果无法满足实际需求，造成国有资产损失或工作延误。

遵循法规、理解本质、规范流程，才能让询价采购这一工具真正发挥其简便高效的优势，为单位的业务开展提供坚实合规的保障。

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（以下是法律问题解答部分）

• 网友“合规先行”提问：如果询价过程中，有两家供应商报价相同且都是最低价，这种情况应该怎么处理？法律上有规定吗？

  • 用户“法规指引”回答： 你好“合规先行”。法规对于绝对同价的情况没有死板规定，但这需要在询价文件中事先约定好处理办法，体现公平原则。常见的预设规则有：① 由评审小组对两家供应商的资质、服务承诺等进行二次综合评议（但仍需在询价框架内，避免引入新因素）；② 抽签决定。关键点是，处理规则必须在采购活动开始前就明文确定，并告知所有供应商，不能临时起意。

• 采购新手“小陈”提问：我们公司自用的一个软件服务想续约，原服务商合作不错，可以直接用询价方式向他们一家要个价就签合同吗？

  • 用户“风控专员”回答： 小陈，这种情况直接询价一家是不符合“不少于三家”原则的，存在合规风险。即使打算续约原服务商，更规范的做法是：仍应公开发布询价或竞争性谈判公告，邀请包括原服务商在内的至少三家供应商参与。如果原服务商在公平竞争中方案最优、价格合理，最终选择他便是合规的。这既保证了程序正义，也可能通过竞争获得更优的续约条件。

• 网友“阳光采购”提问：收到供应商的询价响应文件后，发现其中一家报价明显低于市场价，低得离谱，我能直接认定他恶意报价而废标吗？

  • 用户“实践者说”回答： “阳光采购”你好。不能直接单方面认定。规范流程是：评审委员会可以要求该供应商在合理时间内书面澄清说明，解释其报价的构成，并承诺其能履行合同。如果对方不能作出合理解释，或澄清后仍存在可能影响诚信或无法履约的风险，评审委员会可以基于“其报价可能影响合同履行”为由，不将其作为成交候选人。重点在于给予澄清机会，并基于书面澄清材料进行集体决策。

• 企业主管“老李”提问：询价结果出来后，成交供应商突然说之前算错了成本，要涨价，否则不签合同，采购方该怎么办？

  • 用户“法律顾问”回答： 李主管，这种情况供应商的行为已涉嫌违规。其提交的响应文件是具备法律约束力的要约。成交通知书发出后，合同实质上已成立。对方无正当理由要求涨价或拒签，采购方可以：1. 没收其递交的投标保证金（如有）；2. 依法确定第二候选人为成交供应商；3. 将该供应商的失信行为报告给相关监管部门，列入不良记录。绝不能轻易妥协，否则将损害采购的严肃性。

• 网友“程序疑问”提问：询价采购必须组建正式的评标委员会吗？能不能就我们采购部门内部三个人评审一下？

  • 用户“流程专家”回答： “程序疑问”，对于政府采购，法规通常要求评审小组由采购人代表和评审专家共3人以上单数组成，其中专家比例不得低于三分之二。对于企业内部的非政府采购，虽无严格法定，但为体现制衡、专业和公正，强烈建议参照类似原则，组建由采购部门、技术需求部门、财务或审计部门人员共同参与的评审小组，避免由单一部门“一言堂”，这既是风险控制，也是管理规范化的体现。