员工差旅必读：飞机票报销全流程指南，从电子票到行程单一次讲清

问题更新日期：

问题描述

精选答案

员工差旅必读：飞机票报销全流程指南，从电子票到行程单一次讲清

对于经常出差的职场人来说，顺利报销差旅费是顺利完成工作的最后一环。面对各种票据、不同公司的财务规定，很多人对“飞机票怎么报销”仍是一头雾水。今天，我们就来彻底梳理一下飞机票报销的完整流程和关键要点，让你下次报销时不再迷茫。

一、 报销的核心凭证：认识你的“机票证明”

飞机票报销，关键在于提供合规的报销凭证。目前主要有两种形式：

1. 纸质行程单：这是传统的报销凭证，由国家税务总局监制，具备发票属性。上面清晰列明了乘机人、航程、票价、税金等信息。
2. 电子发票：随着电子化普及，许多航空公司、订票平台在开具行程单的同时或单独提供“运输服务”电子发票。特别注意：电子发票和行程单不能同时用于报销，只能二选一，否则涉嫌重复报销。

为了更清晰地对比，我们来看一下两者的主要区别：

对比项	纸质行程单	运输服务电子发票
法律效力	合法的税务报销凭证	合法的税务报销凭证
获取方式	机场柜台打印、邮寄申请	购票平台或航司官网下载
信息完整性	包含航班号、时间、票价及明细	通常只显示总金额，航班细节可能需附行程单作为证明
报销选择	与电子发票择一使用	与行程单择一使用

个人观点：我倾向于建议优先获取并报销纸质行程单，因为它信息完整、格式标准，全国财务人员都认可，能最大程度减少沟通成本。电子发票虽然便捷，但有时需要额外提供订单截图佐证行程，略显繁琐。

二、 标准报销流程五步走

不同公司的《差旅管理制度》细节或有不同，但核心流程万变不离其宗。

第一步：出行前，了解政策

查阅公司对舱位（经济舱/商务舱）、购票渠道（指定平台与否）、提前订票天数的规定。

明确是否需要事前提交出差申请并获批。

第二步：购票时，选择正确凭证

如果需要行程单，在购票时务必选择“需要报销凭证”或类似选项，并填写准确的邮寄地址或选择机场自取。

如果公司接受电子发票，确保在支付后及时在平台申请开票，准确填写公司开票信息。

第三步：出行后，收集整理票据

行程单：核对姓名、航班信息、金额无误。如有误，需联系出票方更换。

登机牌：虽然登机牌本身不能作为报销凭证，但很多公司要求将其与行程单一并粘贴，作为实际乘机的辅助证明。

其他票据：机场建设费、燃油附加费通常已包含在行程单总价中，无需单独票据。

第四步：填写报销单，粘贴票据

按照公司财务模板填写报销单，写明出差事由、起止时间、地点。

将行程单等票据按顺序平整地粘贴在报销粘贴单上，确保所有金额清晰可见。

第五步：提交审批，跟进进度

依次提交给直属领导、部门负责人及财务部门审批。

关注审批流程，如有退回，根据意见及时修改补充。

三、 高频疑难问题Q

&A

Q1：行程单遗失了怎么办？

A1：这是常见问题。立即联系你的购票平台或航空公司客服，申请补打。通常需要提供乘机人身份信息、航班详情等。部分航司可能会收取少量工本费。补打周期从几天到一周不等，需提前规划。

Q2：国际机票报销有什么特别之处？

A2：国际机票的报销凭证同样是行程单（或电子发票）。需要特别注意的是：

票面金额可能是外币，报销时通常需附上支付截图，按支付日汇率折算成人民币。

行程单上的信息更为复杂，需仔细核对。

部分公司可能要求提供护照出入境章复印件作为辅助证明。

Q3：通过代理购买的团队票、特价票，如何获取报销凭证？

A3：务必向代理方明确提出需要“行程单”或“发票”。正规代理有义务提供。如果对方无法提供合规的税务凭证，则需要警惕，此类票款可能无法报销。

四、 让报销更顺畅的实用建议

除了遵守流程，一些小技巧能提升效率：

建立个人票据袋：出差途中，准备一个专门的文件袋或信封，所有票据随时放入，避免丢失。

即时拍照备份：拿到行程单后，立即用手机拍照存档，以防万一。

熟读公司制度：将公司的差旅报销规定存一份在手机里，购票前随时查阅，从源头避免不合规操作。

与财务同事友好沟通：遇到不确定的地方，提前询问财务，比报销被退回后再修改要省时省力得多。

报销看似是琐事，却体现了员工的合规意识和细致程度。掌握这些流程和技巧，不仅能更快地拿回自己的垫付款，也能给财务同事减少不必要的工作量，何乐而不为呢？

---

相似问题解答

1. 网友“旅途常客”提问： 我经常在第三方平台买票，有时候行程单开出来是“旅行社”抬头的，不是航空公司，公司财务说不行，这是为啥？

   回答： 财务的说法是有道理的。合规的机票报销凭证，开票主体必须是实际提供运输服务的航空公司，或者具备资质的机票销售代理公司（其行程单同样由航协和税务系统监管）。如果开具的是“旅行社”抬头的普通发票，而非“运输服务”发票或行程单，则无法证明款项用于购买机票，可能存在税务风险。在第三方平台购票时，务必确认其提供的报销凭证类型。

2. 网友“新人小张”提问： 领导临时让我出差，我用自己信用卡在平台买了票，但平台说行程单要邮寄，好几天才能到，可报销急着走流程，怎么办？

   回答： 小张你好，这种情况可以尝试：1) 机场自取：购票时选择机场对应航空公司的柜台自取行程单，起飞当天提前到机场办理。2) 电子发票应急：询问公司财务是否可以先提交电子发票和订单支付截图进行报销流程，待收到纸质行程单后再补充替换或作为附件提交。最根本的办法，还是养成习惯，对于可能临时出差的人员，可以了解哪些平台或航司支持行程单电子版（PDF）快速发送，以备不时之需。

3. 网友“财务李姐”提问： 作为财务，最头疼员工交来贴得乱七八糟的票据，有什么粘贴标准可以分享给员工吗？

   回答： 李姐您好，您可以建议员工按以下标准粘贴：使用公司统一的报销粘贴单（鱼鳞贴纸）。从左到右，先贴小张票据，再贴大张票据（如行程单）。每张票据错开约1厘米粘贴，确保所有金额、抬头、日期等关键信息不被遮盖。票据整体应平整，不要超出粘贴单边界。在粘贴单空白处简要注明票据类别和張数。统一的标准能极大提升审核效率。

4. 网友“飞人王哥”提问： 我买的机票退票了，但退票费有好几百，这个费用能报销吗？用什么凭证？

   回答： 王哥，这取决于退票原因。如果是公司原因导致的行程变更（如会议取消），通常退票费可以报销。报销凭证需要使用退票时产生的退票费发票（或带有退票费明细的结算单）。很多平台在扣除退票费后，会提供相应的电子发票（项目为“退票费”），务必申请下载。仅凭平台扣款截图，财务可能无法入账。

5. 网友“精打细算”提问： 我发现用里程兑换的机票，或者用“机票+酒店”套餐里的机票，好像没有票面价格，这怎么报销？

   回答： 您观察得很细。里程兑换机票：本身是免票性质，没有票价，通常无法报销。若公司同意报销相关税费，则需打印税费的缴纳凭证。套餐中的机票：需要联系销售方（如旅行社、平台），要求其出具包含机票价格与服务费拆分明细的发票或结算单，仅凭打包价发票，财务很难界定机票部分金额，报销会很困难。为减少麻烦，公务出行尽量避免此类支付方式。