新手会计必看：原始凭证包括哪些、如何整理粘贴及审核要点全解析

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对于刚入行的会计新手而言，面对一堆纷繁复杂的票据单据，常常会感到手足无措。究竟哪些单据算作原始凭证？拿到手后又该如何处理？今天，我们就来系统性地梳理一下关于原始凭证的那些事儿，希望能帮你理清思路，高效工作。

一、 原始凭证究竟包括哪些？

原始凭证，是经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录和证明经济业务已经发生或完成的原始证据。它是进行会计核算的原始资料和重要依据。简单来说，就是经济业务发生的“第一手证明”。

根据来源不同，原始凭证主要可以分为两大类：

• 外来原始凭证：在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的凭证。例如：

  • 购货时取得的发票（增值税专用发票/普通发票）
  • 支付费用时收到的收据
  • 银行转来的收款通知、付款通知（银行回单）
  • 职工出差报销的车票、机票
  • 供应商开具的收料单等

• 自制原始凭证：由本单位内部经办业务的部门或人员，在执行或完成某项经济业务时自行填制的凭证。例如：

  • 仓库填制的“材料入库单”、“产品出库单”
  • 生产车间填制的“领料单”
  • 发放工资时填制的“工资结算单”
  • 报销部门填制的“费用报销单”
  • 财务部门编制的“固定资产折旧计算表”等

理解这两大类，是做好凭证管理的第一步。

二、 原始凭证的整理与粘贴方法（实操指南）

整理和粘贴原始凭证，是会计基础工作中非常关键的一环，直接影响后续装订和查阅的效率与美观。以下是具体的操作步骤：

1. 分类与排序：将同一笔经济业务相关的所有原始凭证归集在一起。然后，按照记账凭证的编制顺序，或者按时间先后、按凭证类别进行排序。
2. 平整与折叠：对于面积较大（如A4纸发票）或褶皱的票据，先进行平整。过大的票据可以折叠，折叠后的尺寸不应大于记账凭证的大小，且关键信息（如发票号码、金额、开票日期）应显露在外，便于查看。
3. 使用粘贴单：强烈建议使用印有方格的标准“原始凭证粘贴单”。这能使粘贴工作整齐划一。
4. “鱼鳞式”粘贴法：这是最常用且高效的方法。
   • 将票据从左到右，阶梯状地错开粘贴在粘贴单上。
   • 每张票据都露出左侧边缘，以便清楚地看到每张票据的类别和部分关键信息。
   • 粘贴时使用胶水或固体胶棒，确保牢固，避免使用订书针，以免损坏凭证或影响扫描。
   • 票据合计金额、张数可以标注在粘贴单的空白处。

粘贴方法	操作描述	优点	适用场景
鱼鳞式粘贴	票据从左至右阶梯状错开粘贴	整齐美观，便于翻阅和核对信息	各类大小不一的票据，如车票、过路费发票等
平铺式粘贴	票据平整地粘贴，互不重叠	能完整展示票据全貌	少量、尺寸统一的重要票据，如增值税专用发票联

三、 原始凭证的审核要点：把好入账第一关

会计人员对原始凭证的审核，是对经济业务进行监督的重要环节。审核不严，可能导致会计信息失真。主要审核以下几个方面：

• 真实性审核：凭证记载的内容是否与实际经济业务相符？是否存在伪造、变造凭证的情况？发票是否为真发票？
• 合法性审核：经济业务内容是否符合国家有关政策、法律、法规和制度的规定？是否符合预算和计划？费用开支是否符合标准？
• 合理性审核：经济业务的发生是否合乎常理，是否符合经济效益原则，是否存在不必要的开支。
• 完整性审核：凭证的必备内容是否填写齐全？包括：凭证名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名、经办人签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额。大小写金额是否一致。
• 正确性审核：各项计算是否正确，如金额合计、单价与数量的乘积等。文字和数字的填写是否清晰。

审核中如发现问题，会计人员有权拒绝受理，并向单位负责人报告；对于真实、合法、合理但内容不完整、手续不完备或计算有误的凭证，应退回经办人员，要求其补办或更正。

四、 核心辨析：原始凭证 vs. 记账凭证

很多新手容易将两者混淆，其实它们的区别非常明确：

对比项目	原始凭证	记账凭证
定义	经济业务的原始证明，来源广泛	会计人员根据审核无误的原始凭证，进行归类整理后填制的、作为记账直接依据的凭证
填制人员	经办人员或外部单位	会计人员
依据	根据发生或完成的经济业务填制	根据审核无误的原始凭证填制
作用	记录和证明经济业务，是会计核算的原始资料	将经济信息转化为会计信息，是登记账簿的直接依据
内容	因业务而异，格式不统一	具有统一格式，包含会计分录（应借应贷科目及金额）

简单理解：原始凭证是“素材”，记账凭证是会计用专业语言（会计分录）对“素材”进行的“加工整理成果”。

在我看来，原始凭证的管理水平，直接反映了一个企业或单位财务基础工作的扎实程度。它不仅是记账的依据，更是审计、税务稽查、内部管理追溯的重要线索。养成良好的凭证处理习惯，从分类、粘贴到审核、保管，每一步都认真对待，不仅能提升个人工作效率，更能为企业的规范管理打下坚实基础。

用户常见问题解答：

1. 用户“会计小白”提问：老师，我们公司经常有电子发票，打印出来贴吗？和纸质发票有区别吗？

   • 回答：你好，会计小白。根据国家财政、税务部门的相关规定，电子发票的打印版（无论是黑白还是彩色）其法律效力、基本用途和纸质发票相同。需要将电子发票打印出来，作为原始凭证进行粘贴、装订和保管。建议建立电子发票的台账或文件夹进行电子存档，方便查验真伪和重复报销的筛查。关键点在于，打印的电子发票必须清晰、完整。

2. 用户“新手出纳”提问：请问报销单上贴的出租车票、地铁票，有些时间打印得不清楚，审核时怎么办？

   • 回答：新手出纳，你好。遇到票据信息模糊的情况，首先应与报销人核实，确认票据的真实性和业务相关性。如果主要信息（如金额、关键日期）缺失，原则上应要求更换合规票据。对于轻微不清但不影响判断核心要素（如总金额、起止地点可推断）的票据，可由报销人在票据背面或粘贴单空白处进行简要说明并签字确认，再经审批人审核同意后方可报销。这需要在公司内部费用报销制度中予以明确。

3. 用户“创业公司负责人”提问：我们自己从文具店买的收据本，给客户开的手写收据，能当公司的原始凭证入账吗？

   • 回答：这位负责人，您好。这需要分情况看。如果这笔收款属于公司的经营收入，那么手写收据可以作为内部记账的原始凭证之一。它不能替代正式发票。对外，您需要根据税法规定，向付款方开具相应的正式发票（或申请代开发票）。在内部账务处理时，应将开具的正式发票记账联作为主要的原始凭证，手写收据可以作为辅助凭证或备查。请注意，用于内部成本费用报销时，从外部取得的合规发票才是最主要的合法凭证，自制手写收据通常证明力不足。建议规范票据使用，避免税务风险。